Hoe bereid je je bedrijf voor op het griepseizoen?

Vrijdagmiddag meldt de eerste medewerker zich ziek. Zaterdagochtend volgt de tweede. Juist op die drukke zaterdag. Wie neemt de werkzaamheden over? Waar haal je zo snel vervanging vandaan? 

In 2025 is griep, verkoudheid of een andere virusinfectie de oorzaak van 54,8% van alle ziekteverzuim. Daarmee zijn virusinfecties veruit de grootste verzuimoorzaak. Zo’n griepepidemie laat zich niet plannen. De vraag is daarom niet of er iemand ziek wordt, maar of je bedrijf daarop is ingericht. Als meerdere collega’s tegelijk uitvallen, wil je niet pas op dat moment bedenken hoe je de bezetting rond krijgt.

Wat doe je als meerdere medewerkers tegelijk uitvallen?

Een ziekmelding vang je vaak nog wel op. Maar wat doe je als er meerdere medewerkers thuiszitten? Met een goede voorbereiding kan je dat meestal wel opvangen. Bedenk nu al welke werkzaamheden altijd moeten doorgaan. Welke taken kunnen tijdelijk wachten? En wie kan inspringen als dat nodig is? Een duidelijk plan voorkomt veel stress op het moment dat de druk het hoogst is.

Kan iedereen elkaars werk overnemen?

Vaak heeft iedere medewerker zijn eigen vaste taken. Dat werkt prettig, totdat iemand afwezig is. Zorg daarom dat collega’s elkaars werkzaamheden kunnen overnemen. Laat medewerkers af en toe met elkaar meelopen of wissel taken tijdens rustigere momenten. Zo blijft de winkel draaien, ook als een vaste kracht er tijdelijk niet is.

Wie valt in als dat nodig is?

Een oproepkracht, oud-medewerker of parttimer die graag extra uren maakt, kan op drukke momenten het verschil maken. Wacht daarom niet tot de telefoon gaat met een ziekmelding. Houd contact met mensen die kunnen invallen en bespreek vooraf of zij beschikbaar zijn. Zo hoef je op een drukke dag niet plotseling op zoek naar vervanging.

Is de werkdruk bespreekbaar?

Als een collega ziek is, nemen anderen het werk vaak over. Dat hoort erbij. Maar als de werkdruk langere tijd hoog blijft, raakt ook de rest van het team sneller overbelast. Vraag daarom regelmatig hoe het gaat. Is het werk nog goed vol te houden? Zijn er knelpunten? Wacht niet tot iemand aan de bel trekt, maar ga het gesprek op tijd aan. Zo houd je de werkdruk beheersbaar en verklein je de kans dat ook andere collega’s uitvallen.

Weet iedereen wat de afspraken zijn bij ziekte?

Zorg ervoor dat iedereen weet wat de afspraken zijn. Wie bel je? Voor welk tijdstip? En hoe houd je tijdens het verzuim contact met elkaar? Leg deze afspraken vast in een verzuimprotocol. Zo weet iedere medewerker wat er van hem of haar wordt verwacht en voorkom je onduidelijkheid. 

Wat als de ziekmelding langer duurt?

Bij ziekte krijg je als werkgever te maken met loondoorbetaling, verzuimbegeleiding, re-integratie en de bijbehorende administratie. Dat kost tijd, terwijl je aandacht juist naar je winkel en je klanten gaat. Met het SuperGarant ZorgPortaal regel je het verzuimproces op één plek. Je doet eenvoudig een ziek- of herstelmelding, volgt de voortgang online en krijgt ondersteuning van een vaste casemanager die de regie houdt over het traject. Zo heb je minder administratie, voldoe je aan de wettelijke verplichtingen en houd je meer tijd over om te ondernemen.

Kan jij alle vragen met ‘ja’ beantwoorden?

Een drukke periode is niet het moment om nog na te denken over de organisatie. Controleer daarom of je deze vragen met ‘ja’ kan beantwoorden:

• Heb ik een plan als meerdere medewerkers tegelijk uitvallen?
• Zijn werkzaamheden onderling overdraagbaar?
• Weet iedereen wie welke taken kan overnemen?
• Zijn oproepkrachten of oud-medewerkers beschikbaar?
• Is de werkdruk bespreekbaar voordat ook anderen uitvallen?

Kan je alle vragen met ‘ja’ beantwoorden? Dan ben je een stuk beter voorbereid wanneer het ziekteverzuim tijdelijk toeneemt.